Trendyol ve Hepsiburada Siparişine Fatura Nasıl Kesilir?

Kural netleşmeden muhasebe düzeni kurulamaz: pazaryerinde satış sözleşmesi satıcı ile müşteri arasındadır, platform aracıdır. Bu yüzden ürünün satış faturasını müşteriye satıcı keser; Trendyol ve Hepsiburada senin adına satış faturası düzenlemez, yalnızca sipariş, tahsilat ve müşteri verisini sağlar. Ters yönde ise platform sana fatura keser: komisyon, sipariş başına hizmet bedeli, kargo ve reklam bedelleri gider faturası olarak düzenlenip hakedişinden mahsup edilir. Yani her siparişte iki ayrı fatura düzeni işler — senin müşteriye kestiğin satış faturası ve platformun sana kestiği gider faturaları. Bu ikisini karıştırmak, "Trendyol zaten fatura kesiyor" yanılgısının kaynağıdır: Trendyol'un kestiği fatura kendi hizmetinin faturasıdır, senin satışının değil.

Satış faturası, sipariş detayında yazan müşteri bilgileriyle (ad-soyad ya da unvan, adres, kurumsal müşteride vergi kimlik bilgileri) düzenlenir ve tutarı müşterinin ödediği KDV dahil satış bedelidir. Ürünün KDV oranı neyse fatura o oranla kesilir; farklı KDV oranlı ürünler aynı siparişteyse fatura satırlarında ayrı ayrı gösterilir. Dikkat gereken nüans indirim ve kuponlardır: senin yaptığın indirim fatura tutarını doğrudan düşürür, platformun karşıladığı kupon ise senin tahsilatını değiştirmeyebilir — hangi kampanyanın bedelini kimin karşıladığı hakediş ekstresinde görünür ve faturalama pratiğini bu ayrıma göre muhasebecinle netleştirmen gerekir. Fatura tutarı ile eline geçen tutarın farklı olması ise normaldir: fatura satış bedelini, hakediş ise satış bedelinden komisyon, kargo, stopaj gibi kesintiler düşülmüş net tutarı gösterir. Kesinti kalemlerinin tamamı için stopaj rehberine ve muhasebe rehberine bakabilirsin.

Vergi Usul Kanunu'na göre fatura, malın tesliminden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir; süresinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır ve özel usulsüzlük cezasına konu olur. E-ticarette bu kuralın pratiği şudur: siparişi aldıktan sonra faturayı kargo hazırlığıyla birlikte kesmek. Beklemenin hiçbir avantajı yoktur; biriken faturalar hata üretir, iade ve müşteri talebi geldiğinde belge eksik kalır. Bir kısıt daha var: 7 günlük süreyi ay ve dönem sonunu aşacak şekilde kullanma. Ayın son günlerinde teslim edilen siparişin faturasını ertesi aya taşırsan KDV dönemselliği kayar; Kasım-Aralık gibi yoğun aylarda bu, tek tek küçük ama toplu hâlde düzeltmesi zor bir soruna dönüşür — kendi durumunu mali müşavirinle netleştir, pratik çözüm zaten aynı: faturayı kargodan önce kes. Sipariş hacmi büyüdükçe "gün sonunda toplu keserim" düzeni de kırılır — atlanan tek bir sipariş bile ceza riskidir. Bu yüzden orta ölçekten itibaren standart çözüm, sipariş verisini muhasebe ya da entegratör sistemine otomatik akıtıp faturayı kural bazlı kesmektir; elle sürdürülebilir bir iş değildir.

İnternetten satış yapan mükellefler için elektronik belge düzeni fiilen standarttır: e-fatura mükellefi değilsen müşterine e-arşiv fatura kesersin, e-fatura mükellefiysen kurumsal alıcılara e-fatura, bireysel alıcılara e-arşiv düzenlenir. İnternet satışı yapanların e-faturaya geçiş ciro eşiği genel eşiklerden düşüktür — eşikler yıllara göre güncellendiği için kendi durumunu e-fatura ve e-arşiv rehberinden ve muhasebecinden doğrula; eşik hesabında tüm kanalların (Trendyol + Hepsiburada + kendi siten) toplam cirosunun sayıldığını unutma. Kesim pratiği entegratör üzerinden yürür: GİB onaylı bir özel entegratörle anlaşırsın, faturalar elektronik düzenlenir ve müşteriye elektronik iletilir. E-arşiv fatura elektronik iletilebildiği için "pakete kağıt fatura koymak" tek seçenek değildir; yine de platform ve müşteri deneyimi açısından fatura bilgisine kolay erişim sağlamak (e-posta/SMS iletimi) senin sorumluluğundadır.

İki platformda da akışın omurgası aynıdır: sipariş detayından tutar ve müşteri bilgisi alınır, fatura kesilir, müşteriye iletilir ve kayıt siparişle eşleştirilir. Trendyol tarafında satıcı paneli sipariş bazında fatura bilgisine alan sunar ve entegratör bağlantısıyla bu adım otomatikleştirilebilir; Hepsiburada tarafında da sipariş detayındaki bilgilerle aynı düzen kurulur. Panel menüleri ve alan adları zamanla değiştiği için akışını menü ezberine değil şu üç değişmez adıma kur: doğru tutar, doğru müşteri bilgisi, sipariş numarasıyla eşleşmiş kayıt. Bu eşleşme iade, itiraz ve mutabakat süreçlerinin tamamının temelidir — "hangi fatura hangi siparişin" sorusuna saniyede cevap veremeyen bir arşiv, denetimde de günlük operasyonda da sorun üretir.

Fatura kesmek zincirin ilk halkasıdır; düzen ancak dört parça birlikte çalışınca kurulur. Satış faturaların cironu, platformun gider faturaları maliyetini, stopaj kayıtları vergi alacağını temsil eder ve aylık mutabakat bu üçünün birbirini tuttuğunu kanıtlar. Bu düzenin tamamı e-ticaret muhasebesi rehberinde adım adım anlatılıyor; şirket kuruluş aşamasındaysan fatura kesebilmenin ön şartı olan mükellefiyet için şahıs şirketi kurma rehberine bak. Operasyon tarafında Ecomiro'nun Sipariş Yönetimi modülü tüm pazaryerlerindeki siparişleri tek ekranda toplayıp fatura kesimi için gereken tutar ve müşteri verisini hazır hale getirir; Analiz ve Raporlar modülü kanal bazlı ciroyu izleyerek e-fatura eşiğine yaklaşımını erkenden gösterir.

• Satış faturaları — her siparişe zamanında kesilen ve siparişle eşleşen e-arşiv/e-fatura
• Gider faturaları — platformun komisyon, hizmet, kargo ve reklam faturaları — KDV'leri indirilecek
• Stopaj kayıtları — hakedişten kesilen %1'in muhasebeye işlenip beyannamede mahsubu
• Aylık mutabakat — hakediş ekstresi ↔ banka ↔ fatura toplamlarının karşılaştırılması